Conciliación extrajudicial virtual, ¡momento del cambio!

AUTOR: EDGARD RAMIREZ RIOS

 

En estos últimos meses, la pandemia del “Coronavirus – Covid 19”, ha evidenciado la fragilidad de los sectores esenciales de nuestro país, entre otros, salud, educación, economía, justicia; así pues el sector de justicia se ha visto totalmente paralizado hasta el momento, pese haber autorizado la tramitación excepcional de materias urgentes e impostergables¹, lo que sin embargo no soluciono el problema de fondo que busca “el servicio eficiente de administración de justicia”.

Esta situación advierte la imperiosa necesidad que, el sistema de justicia de nuestro país debe adecuarse a los cambios, avances tecnológicos y medios informáticos que se viene dando a nivel mundial y, dejar de lado el sistema tradicional con el que han venido cumpliendo sus funciones hasta el momento, ya que poco ha contribuido a la eficiencia del servicio de justicia.

Así pues, una de las problemáticas surgidas en el sistema de Justicia a raíz de la pandemia, es la referida a la Justicia Conciliatoria plasmada en la Conciliación Extrajudicial la cual de acuerdo a su Ley y Reglamento requiere la participación presencial de las partes en conflicto², a diferencia de la Justicia Arbitral³. Esto hecho ha generado que la Conciliación Extrajudicial se encuentre totalmente paralizado para procedimientos iniciados y, además la imposibilidad de iniciar nuevos procedimientos dado a que existe orden expresa de distanciamiento social obligatorio; por ello, resulta necesario implementar la tramitación del procedimiento conciliatorio extrajudicial con audiencias virtuales.

Tomando en consideración la problemática antes descrita, es conveniente precisar que un grupo de representantes de diversos Centro de Conciliación acreditados en el país, han solicitado en el mes de abril del presente año al Ministerio de Justicia “Dirección de Conciliación Extrajudicial y Mecanismos Alternativos de Solución”, se emitan nuevos lineamientos para la aplicación de la Conciliación Extrajudicial Virtual, pedido que se encuentra a la espera de la Resolución Ministerial correspondiente por parte del MINJUS.

En este sentido, veamos algunos aspectos a tener en cuenta para los lineamientos que aplicarían a la Conciliación Virtual.

1.- ¿Importancia de la Conciliación Extrajudicial?

La conciliación extrajudicial, es un medio alternativo de solución de conflictos con relevancia jurídica, mediante el cual un tercero neutral e imparcial “Conciliador”, asiste a las partes a encontrar solución satisfactoria, plasmando la misma en un acta de conciliación que es de cumplimiento obligatorio. Su principal ventaja es que es un procedimiento rápido y económico, cuyo acuerdo es obligatorio a las partes.

Aspecto importante a tener en cuenta es que, en este período de emergencia sanitaria y cuarentena se han presentado una serie de conflictos por diversos motivos (ejemplo incumplimiento de contratos de arrendamientos, pensiones de alimentos, desalojos, tenencias, pago de penalidades, régimen de visitas y otros), los cuales pueden ser solucionados por las partes sin la necesidad de requerir la intervención judicial; siendo para ello necesario la aplicación de la Conciliación Extrajudicial Virtual que se viene proponiendo implementar.

2.- ¿Es compatible el uso de la tecnología en la Conciliación Extrajudicial Virtual?

La Ley de Conciliación y su Reglamento no se encuentran en contraposición con el uso de las nuevas tecnologías y medios informáticos de comunicación para conseguir su finalidad “solución de conflictos”; en este sentido el trabajo remoto se viene implementando y aplicando en diferentes servicios públicos y privados del país, con la finalidad de la continuación del servicio de justicia, por ello la Conciliación Extrajudicial no se encuentra exenta de dicha aplicación y es totalmente compatible el uso de la tecnología para el procedimiento de Conciliación Extrajudicial Virtual.

3.- ¿Existen antecedentes de conciliación virtual en el Perú?

En nuestro país el año 2019, el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI, puso a disposición de los ciudadanos la plataforma virtual “ConciliaFácil”; cuya finalidad es que los consumidores y proveedores puedan llegar a un acuerdo a través de los medios digitales, respecto de conflictos o reclamos que se puedan presentación en la relación de consumo. Este es un medio en el cual el reclamo se hace de manera virtual al Indecopi (formulario virtual) y, las citas para la conciliación se establecen a través de la plataforma y se harán bajo un mecanismo similar a una video llamada, tipo Skype o plataforma zoom, con la que se garantiza la validez de la presencia de las partes. Los acuerdos son de cumplimiento obligatorio, y su incumplimiento tienen las mismas sanciones que si fuera una conciliación presencial.

4.- ¿Existe Conciliación Extrajudicial Virtual en otros países?

En otros países ya se viene aplicando la conciliación extrajudicial virtual  con la finalidad de no retardar el acceso a la justicia de las personas, así por ejemplo en Argentina mediante Resolución 2020-121-APN-MJ expedida por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos con fecha 23-04-2020, ha autorizado la realización de audiencias virtuales por medios electrónicos mientras dure la emergencia sanitaria.

En el caso de Colombia, este país viene aplicando la Conciliación Virtual desde hace años atrás, en efecto mediante Decreto 1829 emitido por el Ministerio de Justicia y del Derecho con fecha 27-08-2013, se reglamentan entre otros el uso de los medios tecnológicos de las audiencias virtuales para conciliaciones y arbitraje.

5.- ¿Qué lineamientos podría tener la Conciliación Extrajudicial Virtual propuesta?

El acceso y la tramitación del Procedimiento de Conciliación Virtual sería de la siguiente forma:

5.1.- El centro de conciliación deberá publicitar y promocionar sus servicios, funciones, beneficios de la conciliación; mediante un mecanismo de difusión en redes sociales, páginas de interés público, etc.; con indicación de las materias conciliables, requisitos como por ejemplo: datos personales, materias a conciliar, propuesta conciliatoria, datos personales de la persona con la que desea conciliar, anexos de corresponder, los honorarios profesionales y forma de pago (electrónico), y demás requisitos legales de ineludible cumplimiento.

5.2.- El o los solicitantes, enviarán un correo electrónico o whatsapp al centro de conciliador con los requisitos publicitados.

5.3.- El centro de conciliación, utilizando los mismos medios electrónicos, notificará a la persona contra la que solicita la conciliación con la propuesta primigenia, señalando fecha y hora para la audiencia conciliatoria, precisando que será entablada de manera virtual, con indicación del medio electrónico a utilizar según las particularidades y posibilidades de las partes involucradas. Indicará los alcances, finalidad y beneficios de la conciliación.

5.4.- La audiencia se podrá realizar mediante el uso de vídeo o conferencia del programa Hangouts meet de Google, plataforma Zoom o por Whatsapp a través de vídeo llamadas; debe registrarse en audio y/o video; pues servirá de respaldo para su validez, legalidad y conformidad de las partes en sustitución del acta física.

5.5.- Concluida la audiencia conciliatoria virtual, con el acuerdo total, parcial o falta de acuerdo; remitirá a las partes mediante el mismo medio de comunicación empleado, de existir correo electrónico se envía por este medio; el audio y/o video registrado, que en CD se anexará al acta que suscribirá en su registro y/o libro de conciliaciones, en señal de su realización y conformidad.

6.- DE LAS CONCLUSIONES:

Resulta claro entonces que, nuestro sistema de justicia requiere de una reforma integral, en el caso de la Conciliación Extrajudicial necesita de forma pronta adecuarse a los cambios, avances tecnológicos y medios informáticos como se ha explicado, debiendo implementarse de manera virtual; pues esto permitirá no sólo la continuidad de los procesos conciliatorios en trámite paralizados por la pandemia que aqueja al país, sino que además presenta muchas más ventajas como prescindir de la presencia y concurrencia física de las partes, pudiendo realizar la misma desde cualquier lugar donde se encuentre, inclusive desde el exterior del país; generando además ahorro de dinero, tiempo y esfuerzo; libertad de acceso de cualquier ciudadano, entre otros.






1. Léase Resolución Administrativa No. 115-2020- CE-PJ de fecha 16-03-2020.
2. Ley 26872 y Decreto Supremo No. 014-2008-JUS – modificatorias.
3. Justicia arbitral: conflicto a través de un arbitraje el mismo que de acuerdo a su normativa no se encuentra impedido de continuar con las actuaciones del proceso incluso virtuales, debiendo tener presente las reglas establecidas por los centros de arbitraje y/o por los tribunales arbitrales ad hoc de ser el caso.